8 herramientas de Microsoft Word que tal vez no conozcas

Microsoft Word está lleno de herramientas que pueden ayudar a trabajar más rápido y eficiente, claro, si sabemos cuales son. Aquí una lista de algunas de esas herramientas, que te recuerdan lo que Microsoft Word puede hacer por ti. Probablemente coozcas a la mayoría, pero tal vez no a todas. Es tiempo de aprender:

Reducir el documento a una sola página. Un documento cuya última página tiene sólo dos líneas de texto o un poco más, es una pérduda de papel, especialmente si hay que imprimir varias copias. Tus cartas y mensajes de correo lucirán más profesionales si ellos llenan las páginas elegantmente. Si una Vista Preliminar revela una última página casi vacia, hay que hacer clic en Ajustar a una página (Word 2003) o Ajustar a una página (Word 2007). Word intentará reducir el tamaño del texto y los espacios para hacer una página más pequeña. ¿Qué pasa si el resultado no es correcto? Sol presiona Ctrl-Z para deshacer.

Calcular en tablas. Seguramente se puede embeber una hoja de cálculo de Excel en un documento de Word, pero si solo necesitas unos cálculos simples, puedes utilizar las habilidades matemáticas de Word.

Selecciona una celda al final de una columna y haz clic en Formula sobre el panel de Herramientas para Tablas (Word 2007), pero tu puedes seleccionar una docena de funciones diferentes. Se pueden elegir funciones como ABOVE, BELOW, LEFT, o RIGHT que trabajan con celdas individuales, y también rangos como en Excel, por ejemplo =AVERAGE(A1:C3).

Combinar para correo. Combinación de correspondencia es de la época de los 90's, pero aún asi puedes necesitar un mensaje común a un grupo de destinatarios. No hay problema ya que esta función de Word también envía correo electrónico. En Word 2007, completa tu carta, haz clic en Finalizar y Combinar y elige Enviar Mensajes de Correo Electronico desde el menú. En word 2003, selecciona "Mensajes de correo electrónico" en el primer pso del asistente de Combinar correspondencia. En ambas formas, te pedirá ingresar el asunto y un campo de dirección de correo electrónico de los destinatarios.

Comparar dos documentos: tu cliente más reciente te devuelve una versión revisada de un contrato, pero él no ha marcado sus revisiones. ¿Está tratando de confundirte introduciendo cambios que no verás? A menos que revises palabra por palabra, Word te ayudará a encontrar las diferencias. En Word 2003 abres el documento original, elige Comparar y Combinar documentos del menú Herramientas, y selecciona el nuevo documento. En word 2007 elige Comparar, Comparar de la sección Revisar y selecciona ambos el viejo y el nuevo documento.

Inspector de documentos. Los documentos que hagas en Word 2007 contienen mucha información: cambios, comentarios, texto oculto, propiedades privadas y más. Distribuir un documento con esta clase de data presente puede ser preocupante. Para asegurarte que no estás revelando mucha información en un documento de Word 2007, haz clic en el botón Office en el extreme superior izquiero, aputa a Preparar, y luego clic en Inspector de Documentos en el menú desplegable. Word 2003 no tiene un equivalente, pero puede igualarse utilizando la pestaña Seguridad en el cuadro de dialógo de Opciones. Marca el check de "Remover información personal de las propiedades del archivo al guardar" y "Advertir antes de imprimir, guardar o enviar un archivo que contiene seguimiento de cambios o comentarios".

Traductor incluído. El panel Investigar en Word 2003 y word 2007 incluye una opción para traducir el texto seleccionado o el documento enterio entre varios lenguajes.

Crear ecuaciones. Para insertar una ecuación en Word 2007, elegiar Ecuación, insertar nueva ecuación de la sección Insertar y luego elegir las herramientas en la barra de Diseño de Ecuación. En Word 2003, es un poco más complicado. Selecciona Insertar, Objeto desde el menú, elegir Microsoft Editor de Ecuaciones y haz clic en Aceptar, luego utiliza la barra de Ecuaciones que aparece.

Usar autocorreción matemática (Sólo Word 2007). Todos esos simbolos matematicos que aparecen al insertar ecuaciones, pueden aparecer fuera de ese contexto. En el menu Office (botón superior izquierdo), hacer clic en Revisión, luego Opciones de Autocorreción, Autocorreción matemática y marca Autocorreción matemática fuera de las áreas matemáticas. Ahora se puede escribir una ecuación directamente en el documento.

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